So sánh báo giá khay giấy giữa các nhà cung cấp sao cho cùng điều kiện

Muốn so sánh báo giá khay giấy giữa các nhà cung cấp, anh chị cần đưa các báo giá về cùng điều kiện: cùng mẫu khay, khối lượng, vật liệu, mốc số lượng, VAT và nơi giao hàng. Phí khuôn tách riêng, chia cho số khay thực đặt. Cộng hết các khoản mới ra giá thật trên mỗi khay.

Ít khi hai nhà cung cấp viết báo giá theo cùng một cách, nên đơn giá thấp hơn trên giấy có thể thành đắt hơn khi quy đổi.

Vì sao báo giá khay giấy định hình khó so?

Khay giấy định hình (molded pulp) không phải hàng tiêu chuẩn. Cùng một sản phẩm cần đóng gói, mỗi nhà cung cấp có thể đề xuất một loại khay khác: dày mỏng khác nhau, giấy tái chế hay bột nguyên sinh, ép nóng hay transfer. Transfer là cách tạo hình rồi chuyển khay ra sấy riêng; ép nóng là cách ép và sấy ngay trong khuôn gia nhiệt, khay mỏng và nhẵn hơn. Theo Wikipedia, khay transfer thường làm từ tỷ lệ cao giấy báo tái chế, còn khay ép nóng ra khỏi khuôn gia nhiệt ở trạng thái thành phẩm. Bài các loại khay giấy định hình giải thích kỹ hơn từng loại.

Ngoài ra, mỗi nơi có thói quen ghi báo giá riêng. Có nơi gộp khuôn vào đơn giá, có nơi tách riêng. Có nơi báo giá giao tại xưởng của nhà cung cấp, có nơi giao tận kho. Có nơi báo theo khuôn sẵn có, có nơi báo theo khuôn làm riêng cho sản phẩm của anh chị. Khác biệt giữa hai hướng này nằm trong bài khay giấy mẫu sẵn hay khuôn riêng.

Mười điểm cần đưa về cùng điều kiện

#	Điểm	Cần hỏi
1	Mẫu khay	Cùng bản vẽ, cùng số ô, cùng kích thước ngoài?
2	Khối lượng, độ dày khay	Khay bao nhiêu gam? Khay nhẹ hơn thường rẻ hơn nhưng có thể yếu hơn
3	Vật liệu, công nghệ ép	Giấy tái chế hay nguyên sinh? Transfer hay ép nóng?
4	Phụ gia, màu	Có chống ẩm, chống dầu, nhuộm màu không?
5	Chi phí khuôn	Tách riêng hay gộp vào đơn giá? Đã gồm mẫu và sửa khuôn chưa?
6	Mốc số lượng	Giá được báo ở mốc bao nhiêu khay?
7	VAT	Giá đã gồm hay chưa gồm thuế giá trị gia tăng?
8	Vận chuyển, nơi giao	Giao tại xưởng, tận kho hay tại cảng? Với hàng xuất khẩu, theo điều kiện Incoterms nào?
9	Thời gian làm mẫu và sản xuất	Có đáp ứng ngày cần hàng không?
10	Thanh toán, hiệu lực báo giá	Đặt cọc bao nhiêu, giá giữ được bao lâu?

Điểm 1 và 2 dễ bị bỏ qua khi so. Cùng một ảnh sản phẩm, hai nơi có thể vẽ ra hai khay khác số ô, chiều cao thành và khối lượng. Kích thước nên ghi rõ là kích thước lòng (khoảng trống bên trong ô, nơi đặt sản phẩm) hay kích thước phủ bì (kích thước ngoài cùng của khay, dùng để tính số khay mỗi thùng). Xem cách đo trong bài đo kích thước đặt khay giấy. Các thông số nên yêu cầu ghi trên báo giá, như khối lượng mỗi khay và vật liệu, được liệt kê trong bài thông số khay giấy định hình.

Điều kiện giao hàng làm giá chênh thế nào?

Với điểm 8, Incoterms là bộ quy tắc của Phòng Thương mại Quốc tế (ICC) phân chia chi phí, rủi ro và nghĩa vụ giữa người mua và người bán. Bản đang dùng là Incoterms 2020, gồm 11 điều kiện. Theo Wikipedia, Incoterms không quy định giá phải trả, đồng tiền, điều kiện tín dụng, cũng không xác định thời điểm chuyển quyền sở hữu hàng. Những điều đó vẫn phải ghi trong hợp đồng mua bán.

Điều kiện	Người bán lo tới đâu	Khi so, bên mua cần cộng thêm
EXW (giao tại xưởng)	Để hàng sẵn tại cơ sở của người bán hoặc nơi chỉ định	Bốc xếp, cước nội địa, thủ tục xuất khẩu nếu có, cước chính, thuế nhập khẩu
FCA (giao cho người chuyên chở)	Giao hàng cho người chuyên chở do bên mua chỉ định tại nơi thỏa thuận	Cước chính, bảo hiểm nếu cần, thuế nhập khẩu
FOB (giao lên tàu)	Chịu chi phí và rủi ro tới khi hàng đã xếp lên tàu tại cảng đi	Cước biển, bảo hiểm nếu cần, thuế nhập khẩu
DAP (giao tại nơi đến)	Trả cước tới điểm đến thỏa thuận, chưa dỡ hàng	Dỡ hàng, thủ tục và thuế nhập khẩu
DDP (giao đã nộp thuế)	Trả cước, làm thủ tục xuất nhập khẩu và nộp thuế nhập khẩu	Thường chỉ còn dỡ hàng tại kho

Hai báo giá khác điều kiện giao hàng có thể chênh nhau đáng kể chỉ vì phần vận chuyển. Với đơn trong nước, cách ghi thường đơn giản hơn: “nhận tại nhà máy” hoặc “giao tận kho”. Khay giấy nhẹ nhưng chiếm chỗ, nên cước thường phụ thuộc vào thể tích (CBM) nhiều hơn cân nặng. Nếu khay đi xuất khẩu, bài khay giấy định hình xuất khẩu nói thêm về đóng thùng và chứng từ.

Ví dụ quy đổi hai báo giá

Ví dụ sau dùng số giả định, chỉ để minh họa cách quy đổi, không phải báo giá. Doanh nghiệp cần 30.000 khay, giao tận kho ở cùng thành phố.

• Báo giá A: 1.700 đồng mỗi khay, chưa gồm VAT, giao tại xưởng, báo ở mốc 50.000 khay, chi phí khuôn 30 triệu đồng tính riêng.
• Báo giá B: 2.200 đồng mỗi khay, đã gồm VAT, giao tận kho, báo ở mốc 30.000 khay, chi phí khuôn đã gộp vào đơn giá.

Nhìn qua, A rẻ hơn B 500 đồng mỗi khay. Quy về cùng điều kiện 30.000 khay, đã gồm VAT, giao tận kho:

Khoản trên mỗi khay	Báo giá A	Báo giá B
Đơn giá trên báo giá	1.700 đ	2.200 đ
Chi phí khuôn chia cho 30.000 khay	+1.000 đ	Đã gộp
Đơn giá ở mốc 30.000 thay vì 50.000 (giả định cao hơn)	+150 đ	Đúng mốc
VAT (giả định 10%)	+285 đ	Đã gồm
Vận chuyển tới kho (giả định)	+100 đ	Đã gồm
Tổng quy đổi	3.235 đ	2.200 đ

Trong ví dụ này, báo giá trông đắt hơn lại rẻ hơn khoảng một phần ba khi quy về cùng điều kiện.

Kết quả có thể đảo ngược nếu khuôn dùng nhiều năm. Giả sử khuôn của A dùng lại được cho các lô sau, mỗi lô đặt đúng mốc 50.000 khay, và B vẫn giữ giá 2.200 đồng. Sau ba lô (150.000 khay), phần khuôn của A còn 200 đồng mỗi khay. Giá quy đổi của A là (1.700 + 200) × 1,1 + 100 = 2.190 đồng, bắt đầu ngang B. Vì vậy, anh chị nên ước lượng tổng số khay sẽ dùng trong vài năm tới, và hỏi rõ khuôn thuộc về ai, dùng lại được bao nhiêu lô.

Muốn thử với số của mình, anh chị dùng công cụ tính giá khay theo số lượng và công cụ tính CBM và cước. CBM là số mét khối hàng chiếm chỗ, đơn vị các hãng vận chuyển dùng để tính cước.

Những thứ không nằm trên báo giá

Trước khi chọn, anh chị nên xem thêm bốn điều mà báo giá không ghi:

• Mẫu thử có vừa sản phẩm không, đóng gói có nhanh không. Một khay rẻ nhưng làm công nhân đóng gói chậm hơn có thể tốn hơn về tổng thể.
• Mức ổn định giữa các lô: khối lượng, màu, kích thước có giữ được như mẫu không.
• Khả năng hỗ trợ kỹ thuật khi sản phẩm thay đổi hoặc khi có lỗi.
• Chính sách sở hữu khuôn, ảnh hưởng tới việc đổi nhà cung cấp về sau. Xem bài chi phí làm khuôn gồm những gì, ai sở hữu khuôn.

Mức ổn định giữa các lô có thể chốt bằng giấy tờ. Bước đầu là ký duyệt một mẫu chuẩn kèm phiếu thông số, làm căn cứ cho các lô sau; quy trình này có trong bài duyệt mẫu khay giấy. Sau đó thống nhất cách kiểm lô khi nhận hàng. Hợp đồng có thể tham chiếu ISO 2859-1, tiêu chuẩn về phương án lấy mẫu kiểm tra theo thuộc tính, dùng mức AQL (giới hạn chất lượng chấp nhận) cho từng lô. Bản hiện hành là ISO 2859-1:2026, thay bản 1999. Mức AQL cụ thể do hai bên thống nhất trong hợp đồng hoặc spec. Cách kiểm lô được nói kỹ trong bài kiểm soát chất lượng khay giấy.

Cách xin báo giá để dễ so

Gửi cho các nhà cung cấp cùng một bộ thông tin và yêu cầu báo giá theo cùng một mẫu:

1. Cùng sản phẩm mẫu, bản vẽ hoặc ảnh kèm số đo.
2. Cùng các mốc số lượng, ví dụ 10.000, 30.000 và 100.000 khay.
3. Yêu cầu tách riêng chi phí khuôn, đơn giá, VAT và vận chuyển.
4. Ghi rõ nơi giao hàng hoặc điều kiện Incoterms mong muốn.
5. Yêu cầu ghi khối lượng khay, vật liệu và công nghệ ép.

Thông tin nên gửi kèm có trong bài đặt làm khay giấy cần gửi bản vẽ, ảnh hay sản phẩm mẫu. Hiểu vì sao đơn giá thay đổi theo số lượng thì xem bài MOQ khay giấy (MOQ là số lượng đặt tối thiểu). Thời gian sản xuất có trong bài sản xuất khay giấy mất bao lâu.

Mẫu bảng so sánh báo giá khay giấy

Chép số của từng báo giá vào bảng sau. Ô nào nhà cung cấp chưa ghi thì hỏi lại, đừng tự đoán.

Dòng cần điền	Nhà cung cấp 1	Nhà cung cấp 2	Nhà cung cấp 3
Khối lượng mỗi khay, vật liệu, công nghệ ép
Đơn giá ở mốc số lượng anh chị thực đặt
Phí khuôn chia cho tổng số khay dự kiến dùng
VAT quy về cùng cách tính
Cước tới kho, bốc xếp
Tổng quy đổi trên mỗi khay
Thời gian làm mẫu, thời gian sản xuất
Tỷ lệ đặt cọc, hạn thanh toán phần còn lại
Hiệu lực báo giá, sở hữu khuôn

Bốn dòng cuối không cộng vào giá nhưng cho biết nhà cung cấp có khớp kế hoạch hàng và dòng tiền của anh chị không.

Báo giá của chúng tôi ghi những gì

Khay giấy định hình Việt Nam là đơn vị đầu mối; khay được sản xuất tại nhà máy đối tác. Phí khuôn được báo riêng, tùy kích thước và độ phức tạp của khay. Quyền sở hữu, bảo quản và sử dụng khuôn được thống nhất trong hợp đồng. Nếu cần hóa đơn VAT, anh chị báo khi yêu cầu báo giá để chúng tôi xác nhận và ghi rõ giá đã gồm thuế hay chưa. Chúng tôi giao hàng toàn quốc qua đơn vị vận chuyển; cước tùy địa điểm và khối lượng hàng. Yêu cầu phụ gia như chống thấm nước, chống dầu mỡ, tăng độ bền hay tạo màu có thể trao đổi, nhà máy đối tác xác nhận sau khi xem yêu cầu.

Câu hỏi thường gặp về so sánh báo giá khay giấy định hình

Đặt khay thiết kế riêng thì cần số lượng bao nhiêu để báo giá có ý nghĩa?

Với mẫu thiết kế riêng, MOQ khoảng 5.000–10.000 khay. Khay có khuôn sẵn có thể nhận số lượng thấp hơn. Khi xin báo giá, anh chị nên đưa ít nhất một mốc nằm trong khoảng này để các nhà cung cấp báo cùng mức.

Đặt cọc bao nhiêu khi chốt đơn?

Chúng tôi đề xuất đặt cọc 50% khi xác nhận đơn, phần còn lại theo thỏa thuận. Tỷ lệ cọc ảnh hưởng tới dòng tiền, nên ghi cạnh đơn giá khi so.

Từ lúc chốt đơn tới khi có hàng mất bao lâu?

Dự kiến 2–4 tuần để làm khuôn và mẫu, sau đó sản xuất khoảng 3–5 tuần kể từ khi duyệt mẫu, tùy thiết kế và số lượng. Nếu một báo giá hứa nhanh hơn hẳn, anh chị nên hỏi thời gian đó đã gồm làm khuôn và chỉnh mẫu chưa.

Gửi bản vẽ cho nhiều nơi cùng lúc có lo lộ thiết kế không?

Anh chị có thể đề nghị ký thỏa thuận bảo mật (NDA) trước khi gửi bản vẽ; chúng tôi có thể thỏa thuận ký NDA. Chúng tôi nhận bản vẽ dạng PDF, DWG, DXF hoặc STEP.

Anh chị muốn có một báo giá để so? Hãy gửi thông tin qua trang nhận báo giá hoặc nhắn Zalo 0888 678 039. Nếu muốn gửi sản phẩm mẫu, anh chị nhắn Zalo 0888 678 039 để nhận địa chỉ gửi mẫu.

Nguồn tham khảo: Incoterms® 2020 – ICC; Incoterms – Wikipedia; Molded pulp – Wikipedia; ISO 2859-1:2026 – ISO.

Tác giả: Tuấn Local – Marketing. Người duyệt nội dung: Nga Nguyễn – Sale Admin. Cập nhật: 07/11/2026.