Khi đặt làm khay giấy, tốt nhất là gửi sản phẩm thật kèm file 3D nếu có. Sản phẩm thật dùng để thử khay, còn file STEP hoặc bản vẽ PDF, DWG, DXF dùng để thiết kế khuôn. Chỉ có ảnh kèm thước thì vẫn nhận được báo giá sơ bộ, nhưng chưa đủ để làm khuôn chính thức.

Hộp carton mở nắp đặt trên bàn — Sản phẩm mẫu nên được đóng hộp chắc chắn, kèm phiếu ghi tên và số lượng khi gửi đi. Ảnh: Harper Sunday / Unsplash

Sản phẩm thật giúp nhà máy đối tác thử khay trực tiếp, còn file 3D hoặc bản vẽ giúp thiết kế khuôn nhanh và chính xác. Thường đơn hàng dùng kết hợp theo từng giai đoạn: ảnh để hỏi giá, file để thiết kế, sản phẩm thật để duyệt mẫu.

So sánh năm cách gửi thông tin sản phẩm

Cách gửi	Độ chính xác	Báo giá	Làm khuôn ngay được?	Thử khay được?
Sản phẩm thật	Cao nhất	Sơ bộ và chính thức	Được, sau khi đo và dựng hình	Được
File 3D (STEP)	Cao, nếu file đúng với hàng sản xuất	Sơ bộ và chính thức	Được	Không
Bản vẽ 2D (PDF, DWG, DXF)	Tốt với sản phẩm hình khối đơn giản	Sơ bộ, có khi chính thức	Với hình đơn giản	Không
Ảnh 6 mặt kèm thước	Trung bình	Sơ bộ	Chưa nên	Không
Khay cũ đang dùng	Cao nếu muốn giữ thiết kế cũ	Sơ bộ và chính thức	Được, khi làm lại theo khay cũ	Cần kèm sản phẩm

Nhà máy đối tác của chúng tôi đọc được bản vẽ PDF, DWG, DXF và STEP. Các định dạng khác cần xác nhận trước; khi đó anh chị nên gửi thêm ảnh, kích thước và sản phẩm mẫu để đối chiếu.

Bốn định dạng file được nhận và khi nào dùng loại nào

Định dạng	Là gì	Hợp khi
STEP (.stp, .step)	File 3D theo bộ tiêu chuẩn ISO 10303 về trao đổi dữ liệu sản phẩm	Sản phẩm có mặt cong, mặt vát, chi tiết nhô
DWG	Định dạng gốc của AutoCAD	Đã có bản vẽ 2D trên AutoCAD
DXF	Định dạng trao đổi do Autodesk phát triển, mô tả lại dữ liệu của DWG	Bản vẽ được xuất từ phần mềm khác AutoCAD
PDF	Đọc được kích thước, khó lấy lại nét vẽ để dựng hình	Hỏi giá, đối chiếu kích thước, không có file gốc

Có cả file 3D lẫn bản vẽ 2D thì gửi cả hai: file 3D cho hình dạng, bản vẽ 2D cho kích thước chuẩn và dung sai đã chốt.

Gửi sản phẩm thật

Đây là cách ít rủi ro nhất. Khi cầm sản phẩm trên tay, kỹ thuật viên thấy ngay những chi tiết dễ bị bỏ sót trên ảnh: núm nhô ra, mặt bóng cần tránh, trọng tâm lệch, hay phần nhựa mỏng không chịu lực. Sản phẩm thật cũng là thứ duy nhất giúp thử khay mẫu trước khi sản xuất hàng loạt.

Nên gửi sản phẩm lấy từ dây chuyền sản xuất thật, không phải mẫu làm tay, vì hai loại có thể lệch kích thước nhau. Nhớ gửi kèm đủ phụ kiện sẽ nằm trong khay. Nếu kích thước giữa các chiếc chênh nhau đáng kể, gửi hai đến ba chiếc để khay được thiết kế vừa cả chiếc lớn nhất lẫn nhỏ nhất.

Gửi mẫu ở đâu và đóng gói thế nào

Anh chị nhắn Zalo 0888 678 039 để nhận địa chỉ gửi mẫu trước khi chuyển hàng. Bọc từng chiếc riêng để tránh móp cạnh. Dán nhãn ghi tên công ty, mã sản phẩm, người liên hệ và ghi mẫu cần trả lại hay được hủy. Sản phẩm nặng thì kèm số cân của một chiếc; cách chọn khay theo khối lượng hàng có trong bài chọn khay giấy theo trọng lượng sản phẩm.

Gửi file 3D

Nếu anh chị là nhà sản xuất sản phẩm, bộ phận thiết kế thường có sẵn file 3D. Thiết kế khay từ file 3D nhanh hơn hẳn so với đo tay, vì kỹ thuật viên dựng ô khay trực tiếp quanh hình sản phẩm.

Không cần gửi toàn bộ file thiết kế chi tiết. Chỉ cần hình bao ngoài của sản phẩm, gọi là file vỏ ngoài. File này đủ cho việc làm khay và giảm rủi ro lộ thiết kế bên trong. Lưu ý là file 3D có thể khác hàng thật nếu sản phẩm đã sửa sau khi vẽ, nên bước duyệt mẫu vẫn cần sản phẩm thật.

Xuất file 3D sao cho dùng được ngay

Trước khi gửi, anh chị nhờ bộ phận thiết kế kiểm tra:

Xuất sang STEP, ghi rõ đơn vị milimét.
Đúng phiên bản đang sản xuất, tên file có mã sản phẩm và số phiên bản.
Có cả phụ kiện sẽ nằm trong khay, dạng khối bao ngoài.
Hướng đặt sản phẩm trong khay nếu đã định, nằm ngang hay dựng đứng.

Gửi bản vẽ 2D

Bản vẽ 2D hợp với sản phẩm hình khối đơn giản như hộp, ống trụ, tấm phẳng. Bản vẽ cần có đủ ba hình chiếu, kích thước tổng và vị trí các chi tiết nhô ra. Với sản phẩm cong hoặc nhiều mặt vát, bản vẽ 2D dễ thiếu thông tin. Khi đó nên gửi thêm ảnh hoặc sản phẩm.

Bản vẽ nên đánh dấu vùng không được chạm, như màn hình, mặt sơn bóng, đầu nối. Khay giấy định hình (molded pulp) được ép từ bột giấy trên khuôn; với công nghệ transfer, khuôn khay giấy là lưới kim loại rất mịn có hình mặt trên của sản phẩm. Vì vậy vùng cần tránh tiếp xúc phải được biết trước khi làm khuôn.

Thước cặp dùng đo kích thước sản phẩm trước khi đặt làm khay — Khi gửi ảnh, đặt thước hoặc thước cặp cạnh sản phẩm để bên làm khay đọc được kích thước. Ảnh: Ag PIC / Unsplash

Gửi ảnh kèm thước

Ảnh là cách nhanh nhất để bắt đầu, chỉ cần điện thoại và một cây thước. Để ảnh dùng được, anh chị chụp sáu mặt, mỗi ảnh chụp thẳng góc và có thước đặt cạnh sản phẩm. Gửi kèm bảng số đo các kích thước chính. Cách đo và bảng số đo mẫu có trong bài cách đo sản phẩm để đặt khay giấy vừa kích thước.

Từ ảnh, chúng tôi có thể ước lượng loại khay, kích thước khay và khoảng giá. Nhưng làm khuôn chỉ từ ảnh là rủi ro, vì một sai lệch nhỏ cũng có thể khiến khay chật hoặc lỏng, và khi đó phải sửa khuôn.

Nên chụp trên nền trơn, đủ sáng, tránh ống kính góc rộng vì dễ méo cạnh. Thêm một ảnh sản phẩm trong thùng hiện tại và một ảnh cận chi tiết nhô ra.

Gửi khay cũ đang dùng

Nếu anh chị đang dùng khay giấy, khay xốp hay khay nhựa và muốn làm khay giấy tương tự, khay cũ là tài liệu tốt. Nó cho biết sản phẩm được giữ ở đâu, xếp trong thùng thế nào và khay cũ đang hỏng ở chỗ nào. Tuy vậy, khay xốp và khay nhựa có những hình dạng mà bột giấy không làm được y hệt, ví dụ thành thẳng đứng hoặc gờ âm, nên thiết kế sẽ cần điều chỉnh. Nếu muốn đặt lại đúng khay giấy đã làm trước đây, xem bài đặt lại khay giấy từ khuôn cũ.

Báo giá sơ bộ và báo giá chính thức khác nhau thế nào

Báo giá sơ bộ dùng để so sánh nhà cung cấp và lập ngân sách; báo giá chính thức là cơ sở để ký đơn.

Tiêu chí	Báo giá sơ bộ	Báo giá chính thức
Thông tin cần	Ảnh kèm thước, số đo chính, số lượng dự kiến	File 3D hoặc sản phẩm thật, số lượng mỗi đợt, quy cách thùng
Nội dung	Loại khay đề xuất, khoảng giá	Đơn giá theo thiết kế đã chốt, phí khuôn báo riêng
Thuế	Nên báo nhu cầu hóa đơn ngay từ đầu	Xác nhận giá đã gồm VAT hay chưa
Thanh toán	Chưa áp dụng	Đề xuất cọc 50% khi xác nhận đơn, phần còn lại theo thỏa thuận

Các thông số được chốt trong báo giá chính thức có trong bài thông số khay giấy định hình.

Kết hợp theo từng giai đoạn

Không cần gửi tất cả ngay từ đầu. Thứ tự thường hợp lý như sau:

Hỏi giá: gửi ảnh kèm thước, số lượng dự kiến và kích thước thùng.
Thiết kế: gửi file 3D hoặc sản phẩm thật khi đã đồng ý về giá và loại khay.
Duyệt mẫu: thử khay mẫu với sản phẩm thật, tại nhà máy đối tác hoặc tại kho của anh chị.

Cách này giúp anh chị không phải gửi sản phẩm đắt tiền khi còn đang so sánh nhà cung cấp. Bước duyệt mẫu được giải thích trong bài duyệt mẫu khay giấy trước khi sản xuất hàng loạt.

Sản phẩm chưa ra mắt: gửi sao cho an toàn

Với sản phẩm chưa công bố, anh chị có thể giảm rủi ro theo bốn cách:

Chỉ gửi file vỏ ngoài, không gửi thiết kế bên trong.
Gửi mẫu đã che logo, nhãn, hoặc mẫu không hoạt động cùng kích thước.
Thống nhất trước việc trả lại hoặc hủy sản phẩm mẫu sau khi xong.
Ký cam kết bảo mật (NDA) trước khi gửi.

Chúng tôi có thể thỏa thuận ký cam kết bảo mật trước khi anh chị gửi bản vẽ, thiết kế hoặc thông tin sản phẩm. Việc trả lại hoặc hủy mẫu, anh chị nêu khi gửi để hai bên thống nhất.

Thông tin nên gửi kèm

Dù gửi theo cách nào, kèm thêm các thông tin sau sẽ giúp báo giá sát hơn:

Số lượng khay mỗi đợt và dự kiến cả năm.
Hộp hoặc thùng ngoài đang dùng, kèm kích thước lòng (kích thước đo phía trong thùng).
Số sản phẩm mỗi khay, số lớp mỗi thùng.
Cách vận chuyển và thị trường bán, trong nước hay xuất khẩu.
Yêu cầu riêng như màu khay, chống ẩm, tiếp xúc thực phẩm, specification (bản đặc tả) của khách.

Mức đặt tối thiểu (MOQ) được giải thích trong bài số lượng tối thiểu khi đặt khay giấy.

Khi đã có kích thước khay dự kiến, anh chị có thể ước lượng số thùng bằng công cụ tính số khay và số thùng. Chưa chắc nên dùng mẫu sẵn hay làm khuôn riêng, xem bài dùng mẫu khay sẵn hay làm khuôn riêng.

Checklist trước khi gửi yêu cầu đặt làm khay giấy

File PDF, DWG, DXF hoặc STEP, đúng phiên bản, có đơn vị.
Ảnh sáu mặt, thẳng góc, có thước, kèm bảng số đo.
Đã đánh dấu vùng không được chạm.
Có số lượng mỗi đợt, kích thước lòng thùng, nhu cầu VAT.
Sản phẩm chưa ra mắt: ký NDA trước khi gửi file.
Gửi mẫu: đã nhắn Zalo nhận địa chỉ, ghi trả lại hay hủy.

Câu hỏi thường gặp khi gửi thông tin đặt làm khay giấy

Gửi sản phẩm mẫu xong thì bao lâu có khay mẫu?

Dự kiến 2–4 tuần để làm khuôn và mẫu. Sau khi anh chị duyệt mẫu, sản xuất khoảng 3–5 tuần, tùy thiết kế và số lượng.

Đặt khay theo thiết kế riêng cần số lượng tối thiểu bao nhiêu?

Khoảng 5.000–10.000 khay với mẫu thiết kế riêng. Nếu sản phẩm vừa một khuôn sẵn có, có thể nhận số lượng thấp hơn.

Phí làm khuôn tính thế nào?

Phí khuôn được báo riêng theo kích thước và độ phức tạp của khay. Quyền sở hữu, bảo quản và việc sử dụng khuôn được thống nhất trong hợp đồng.

Có giao khay ra tỉnh không?

Có, giao toàn quốc qua đơn vị vận chuyển; cước tùy địa điểm và khối lượng.

Anh chị đã có bản vẽ, ảnh hoặc sản phẩm mẫu? Hãy gửi qua trang đặt làm khay giấy định hình theo mẫu để bắt đầu thiết kế. Hồ sơ anh chị gửi sẽ được chuyển tới xưởng sản xuất khay giấy định hình đối tác để dựng khuôn và làm mẫu. Với sản phẩm mẫu, anh chị nhắn Zalo 0888 678 039 để nhận địa chỉ gửi mẫu.

Nguồn tham khảo: ISO 10303 (STEP) – Wikipedia; AutoCAD DXF – Wikipedia; Molded pulp – Wikipedia.

Tác giả: Tuấn Local – Marketing. Người duyệt nội dung: Nga Nguyễn – Sale Admin. Cập nhật: 07/11/2026.

Xem thêm: